Didim Ticaret Odası Dijital Arşivlemeye Geçiyor

Didim Ticaret Odası’nın TOBB Akredite Oda ve İSO 9001 Kalite Yönetim Belgesi alma amacıyla başlattığı Projenin ilk adımı olan Dijital Arşivleme sistemi Altyapısını sağlayacak olan AYMEET yayıncılık ve bilgisayar hizmetleri yetkilileri ile Oda Yönetimi bir araya geldi.
Dijital Arşivleme sistemiyle ilgili AYMEET Yayıncılık ve Bilgisayar hizmetleri yetkilileri Didim Ticaret Odası Yönetim Kurulu Başkanı Ufuk Döver, Başkan Yardımcısı Şaban Üstündağ, Yönetim Kurulu Üyeleri Mehmet Çelik, Celal Gümüş, ve Mehmet Urgancı ‘ya yapılacak çalışmalar hakkında bilgi verdi.

Oda Başkanı Ufuk Döver ise Dijital Arşivleme altyapısının çağın bir gerekliliği olduğunu, Böylelikle zamandan ve kırtasiye sarf malzemesinden tasarruf sağlanacağını belirterek “Belgelerin güvenli bir ortamda muhafazası sağlandığı gibi internet üzerinden yetkili kişilerin erişimi sağlanacak. Resmi Yazışmalarda da birçok sıkıntıyı ortadan kaldıracak işlemlerin hızlı bir şekilde gerçekleşmesi mümkün olacak. Bu çalışmayla Ticaret Odasının hizmet kalitesini yükseltecek” dedi.

DİJİTAL ARŞİVLEME NEDİR
Dijital Arşiv Sistemi;Kurum içinde oluşan evrak hareketleri ve üyelerle yapılan iş çerçevesinde oluşan evrak trafiğinin elektronik ortamda kayıt altına alınmasını, iş sürecinin hızlandırılmasını, tıkanan noktaların belirlenmesini, tespit edilen bu tıkanıklıkların aşılmasını sağlayan ve bütün bunların yanında evrak akış planlamasını yönlendiren modern yönetim bilgi sistemidir.Bu sistem;Bilgi-Belge güvenliğini arttırmasının yanı sıra, hem kurumun hem de Üyenin iş yükünü azaltır ve iş yükü dengesini sağlamaya yardımcı olur, İş yapma sürecini hızlandıracağından çift taraflı maliyetleri düşürür. Dijital arşivleme ile; Evraklara ulaşım süresi minimuma iner, işgücü ve zamandan tasarruf sağlanır, evrakların aslına ulaşmaya gerek kalmaz ve belge yıpranmaları önlenir. Bu sistem ile, varlığını bile unuttuğunuz belgelerin gün ışığına çıkarılması çok kısa bir sürede gerçekleşir, aynı belgeye aynı anda birden çok kişinin erişim imkanı sağlanarak, bilginin paylaşımı ve kurumsal verimlilik sağlanır.