Resmi yazışmalara Wikileaks ayarı yapan yönetmelik hazırlandı

Başbakanlık tarafından resmi yazışmalarda uygulanacak usul ve esaslar hakkındaki yönetmelikle ilgili çalışmada son aşamaya gelindi. Resmi yazışmalarda ‘çok gizli‘ ifadesini kaldıran yönetmelik, elektronik yazışmalardaki güvenliği artırıyor. Başbakanlık, ABD Dışişleri Bakanlığı‘nın yazışmalarının bir internet sitesi tarafından yayınlanmasının ardından resmi yazışmalarla ilgili yeni bir yönetmelik hazırlandı. Yeni yönetmelik taslağında resmi yazışmalarla ilgili güvenlik konusuna genişçe yer verildi. Yeni hazırlanan yönetmelik taslağında elektronik ortamda üretilen belgelerde elektronik imza kullanılması ve zaman damgası şartı getirildi. Devlet kurumları arasında elektronik ortamda iletilen belgeler, hem gönderen hem de muhatap tarafından elektronik mühürle mühürlenecek. Elektronik mühür ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi yetkili bir üçüncü idare tarafından onaylanarak şifrelenerek. ELEKTRONİK ORTAMDA GİZLİ BELGE GÖNDERİLMEYECEK Elektronik ortamda gönderilen belgelerin gizlilik derecesi taşıması durumunda bu belgeler için gerekli güvenlik önlemleri alınacak ve ‘gizli‘ ibaresi taşıyan belgeler güvenlik nedeniyle fiziksel ortamda gönderilecek. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerin değiştirilmesini önlemek amacıyla söz konusu belgeler güvenli imzayla imzalanacak ya da elektronik mühürle mühürlenecek veya zaman damgasıyla damgalanacak. Elektronik belgeleri gönderen de alan da elektronik mühürle mühürleyecek. ‘ÇOK GİZLİ‘ İFADESİ KALKIYOR Yeni yönetmelikte gizli belgelerle ilgili düzenlemeye de yer verildi. ‘Çok gizli‘ belge ifadesi kaldırılıyor. Eski yönetmelikte yer alan ‘çok gizli‘, ‘gizli‘, ‘özel‘ ve ‘hizmete özel‘ tanımlamaları yerine ‘gizli‘, ‘hizmete özel‘, ‘kişiye özel‘ şeklinde değişiklik yapıldı. Bu belgeler işe şu şekilde tanımlandı; Gizli belge: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliği ve millî menfaatleri tehlikeye düşürecek olan belge. Hizmete özel: Hizmeti yürütmesi gerekenlerden başkası tarafından da bilinmesine ihtiyaç duyulmayan belge. Kişiye özel: Kamu görevlisinin yürüttüğü görevle ilgili olmayan ve sadece ilgiliye teslim edilmesi gereken belge. Yabancı ülkeler veya uluslar arası kuruluşlarla yapılan yazışmalarda veya bunlardan kaynaklanan iç yazışmalara farklı gizlilik dereceleri verilebilecek. Yeni yönetmelik taslağına göre fiziksel ortamda kaydı yapılan gizli belgeler, diğer belgelerden ayrı bir yerde ve güvenli kasada saklanacak. Elektronik ortamdaki gizli belgeler ise kaydı gerekli güvenlik tedbirleri alınarak saklanacak. FİZİKSEL ORTAMDA ‘GİZLİ‘ BELGE GÖNDERİLMESİ ANLATILDI Fiziksel ortamda alınan ‘gizli‘ ibareli belgelerin nasıl gönderileceği de yönetmelik taslağında yer aldı. Gizli belgeler, çift zarf ile gönderilecek ve içerideki zarfa belge konulacak. Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanların parafları atılacak ve saydam bant ile paraflar örtülecek. Belgenin sol üst köşesine belgeyi gönderen idarenin iletişim bilgileri ve gönderilen belgenin tarihi ve sayısı, ortasına ise belgenin gideceği yerin iletişim bilgileri yazılacak, belgenin gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasında, süre bilgisi sağ köşesine kırmızı renkle yazılacak. Güvenlik gerekçesiyle, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilmeyen veya alınmayan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirerek üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilecek veya muhafaza edilebilecek. KAĞIT İSRAFINA ÇÖZÜM Yönetmelik taslağında resmi yazışmalarda kağıt israfının önlenmesine yönelik düzenlemeler de yer aldı. Üst yazı çıktılarında kağıdın bir yüzü kullanılırken, üst yazının eki durumunda bulunan belgeler için kağıdın her iki yüzü kullanılacak. Genelkurmay Başkanlığı tarafından hazırlanan bir belgenin gerçek olup olmadığıyla ilgili ıslak imza tartışması yaşanmıştı. Başbakanlık tarafından hazırlanan yeni yönetmelikte ise ıslak imzanın kaybolmaması için yapılacak işlemler anlatıldı. Resmi yazışmalarda ıslak imza, kaybolmayacak ve kağıda işlenmesini sağlayacak mavi renkli mürekkepli kalemle atılacak. Resmi yazışmalarda ise belge güvenli elektronik imza ile imzalanacak.