AOSB'de 'Proses' Eğitimi
Eğitimci Dr. Lütfi Pişiren, proses yönetiminin, amaçlanan bir çıktıyı elde edebilmek için kullanılan çeşitli girdiler üzerinde katma değer yaratan faaliyetler zinciri olarak tanımlanabileceğini söyledi.
Proses yaklaşımının, bir kuruluş bünyesinde yapılması gereken işlemlerin belirli bir amaca ulaşmak için uygun şekilde bir araya getirildiği yapı olduğunu belirten Dr. Pişiren, “İlerleyen teknoloji, artan dış ticaret ve arzın talebi aşması, dünyadaki rekabeti körüklemiştir. 2000’li yıllardan önce süreçlerdeki üretim, maliyet, kalite ve hız üstünlükleriyle olan rekabetler, 2000’li yıllardaki bilgi üstünlüğüyle rekabet olarak sürmüştür. Günümüzde kayıpları değere dönüştürerek devam eden rekabet ise dünyadaki kalite politikalarını etkilemiştir” dedi.
Bu nedenle, bir kalite ve yönetim aracı, ürün ve süreç yoğunluklu bir sistem olan prosesin önemli olduğunun altını çizen Dr. Pişiren, şunları söyledi:
“Şirket önceliklerine sistematik bir yaklaşım getirmek, fonksiyonlar arası ilişkileri geliştirmek, müşteri odaklı yönetimi teşvik etmek, kaynakların daha etkin kullanımını sağlamak, hızlı karar alma avantajı sağlamak ve sorumlulukları net olarak tanımlamak, proseslerle yönetimin avantajlarıdır. Prosesin işlemesi ile ulaşılacak olan amaç belli olduğundan, bu yaklaşımda işler anlam kazanır. Kuruluşun ihtiyaçlarına göre sistem tasarımı ve gerekli güncellemelerin yapılması kolaylaşır ve işler daha etkin bir biçimde yapılabilir. Proses yönetimi, prosesleri yönetmek demektir. Proses yönetimi, bir yönetim tekniği olarak kabul edilebilir. Bu yönden proses yönetimi, hem geleneksel, hem de yeni yönetim anlayışı kapsamında uygulanabilir. Geleneksel yönetim anlayışından proseslerle yönetim anlayışına geçişin amacı, organizasyonların değişimle baş edebilecek becerileri geliştirebilmesine olanak sağlayacak bir yapıya kavuşturulmasıdır.”
Dr. Pişiren, ISO 9001:2000 ve üst versiyonlarına göre prosesin “Girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı” olduğuna da işaret ederek, “Genel olarak bir prosesin çıktıları, diğer prosesin girdileridir. Bir organizasyon içindeki prosesler, katma değer oluşturmak için kontrollü şartlar altında planlanır ve gerçekleştirilir” ifadelerini kullandı.
Disiplinli bir tasarım ve dikkatli uygulamanın önemi
Bir şirketin tüm iş proseslerinin baştan sona, disiplinli bir tasarım ve dikkatli bir şekilde uygulanmasına odaklanarak, şirketin performansını yükseltmek için yapılan bir uğraş olduğunu vurgulayan Dr. Pişiren, konuşmasını şöyle sürdürdü:
“İş görmenin proses bazında ele alınması, proses yönetimi olarak adlandırılmaktadır. ISO 9000-2000 standardına göre proses yaklaşımında, yeni standardın ilgili şartlarının anlaşılması ve karşılanması, katma değer sağlayan proseslerin dikkate alınması, performans ve etkinlik sonuçlarının alınması ve somut ölçümler temel alınarak sürekli iyileştirme istenmektedir. Amerikan Verimlilik ve Kalite Kuruluşu’nun (APQC) proses sınıflandırması; operasyonel prosesler ve destek prosesler şeklindedir. Temel-Destek-Yönetim prosesler ise kuruluşun müşteriye sunduğu üründe doğrudan etkisi olan ve stratejik öneme sahip en üst seviyedeki proseslerdir. Proseslerin belirlenmesinde temel değerler adreslenmeli, müşteriden müşteriye tanımlanmalı, çıktıları iş performansının ölçümünde kullanılmalı ve müşteriye değer katan ürün/hizmet ile sonuçlanmalıdır.”
Dr. Pişiren, konuşmasında, "Prosesler arası ilişki diyagramı oluşturma adımları ve grup çalışması, proseslerin planlanması ve satın alma süreci oluşturma adımları, siparişi karşılama süreci, sürekli kalite geliştirme, proseslerin sürekli iyileştirme döngüsü, proses performansı analizi ve ölçülmesi, proses olgunluğu ve kıyaslama yöntemleri" ile ilgili bilgiler de aktardı.